مطلوب مساعد إداري وسكرتير بشركة للمقاولات العامة والعقارات في جازان

مطلوب مساعد إداري وسكرتير للعمل في شركة للمقاولات والعقارات بجازان. نبحث عن شخص منظم، لديه مهارات إدارية ممتازة، وقادر على متابعة الأعمال المكتبية والتشغيلية، وتنظيم المستندات والعقود، والتنسيق بين الإدارات ومتابعة الإجراءات الحكومية والمنصات الإلكترونية، بما يضمن سير العمل بكفاءة واحترافية.

موقع العمل: منطقة جازان – المملكة العربية السعودية.

طبيعة العمل: دوام كامل / دوام جزئي / دوام مرن.

مهام ومسؤوليات الوظيفة

أولًا: إدارة المستندات والعقود

• تنظيم وحفظ المستندات والملفات الإدارية.

• إعداد وترتيب وأرشفة العقود العقارية وعقود المقاولات.

• متابعة الأوراق الرسمية والتأكد من اكتمال المستندات.

• تنظيم الملفات الورقية والإلكترونية وسهولة الوصول إليها.

• متابعة تواريخ انتهاء العقود والتراخيص والمستندات المهمة.

ثانيًا: المتابعة الحكومية والمنصات الإلكترونية

• متابعة الإجراءات والمعاملات الحكومية الخاصة بالشركة.

• التعامل مع المنصات الإلكترونية الحكومية ذات الصلة بنشاط المقاولات والعقارات.

• متابعة الطلبات والمعاملات والتأكد من إنجازها في المواعيد المحددة.

• التنسيق مع الجهات الحكومية ومقدمي الخدمات عند الحاجة.

• إعداد التقارير الخاصة بحالة المعاملات والإجراءات.

ثالثًا: المساندة الإدارية والسكرتارية التنفيذية

• تنظيم جدول المواعيد والاجتماعات الخاصة بالإدارة.

• تنسيق المراسلات والخطابات الرسمية.

• إعداد التقارير والمذكرات الإدارية.

• استقبال المكالمات والرسائل وتحويلها إلى الجهات المختصة.

• متابعة المهام اليومية وتذكير الإدارة بالمواعيد والالتزامات.

• التنسيق بين الإدارات والأقسام لضمان سير العمل.

• تنفيذ المهام الإدارية والتشغيلية المكلف بها من الإدارة.

رابعًا: أعمال المتابعة والتنسيق

• متابعة الأعمال المتعلقة بالمشروعات العقارية والمقاولات حسب توجيهات الإدارة.

• التواصل مع العملاء والموردين والمقاولين عند الحاجة.

• إعداد قوائم متابعة للمهام والمواعيد.

• الحفاظ على سرية المعلومات والمستندات الخاصة بالشركة.

شروط ومتطلبات الوظيفة

• مؤهل مناسب في الإدارة أو السكرتارية أو إدارة الأعمال أو تخصص ذي صلة.

• خبرة سابقة في مجال المساعدة الإدارية أو السكرتارية التنفيذية، ويفضل في شركات المقاولات أو العقارات.

• إجادة استخدام الكمبيوتر وبرامج Microsoft Office، وخاصة Word وExcel.

• القدرة على تنظيم الملفات والمستندات والعقود بشكل احترافي.

• معرفة جيدة باستخدام المنصات الإلكترونية الحكومية، وتعتبر الخبرة في منصات السعودية ميزة إضافية.

• مهارات ممتازة في التواصل والتنسيق والمتابعة.

• الالتزام بالمواعيد وتحمل ضغط العمل.

• الدقة والانتباه للتفاصيل والقدرة على ترتيب الأولويات.

• حسن المظهر واللباقة والسرية المهنية.

• يشترط القدرة على العمل في منطقة جازان.

• يفضل إجادة اللغة الإنجليزية، حسب متطلبات العمل.

مميزات الوظيفة

• فرصة للعمل ضمن شركة سعودية متخصصة في المقاولات العامة والعقارات.

• بيئة عمل مهنية وفرصة لتطوير المهارات الإدارية والتنظيمية.

• إمكانية العمل بدوام كامل أو جزئي أو مرن، حسب احتياج الشركة والاتفاق.

• اكتساب خبرة في متابعة الأعمال الحكومية والعقود والمشروعات العقارية.

• فرصة للتطور الوظيفي واكتساب مهارات السكرتارية التنفيذية.

• الراتب والمزايا تحدد حسب الخبرة والكفاءة ونظام العمل المتفق عليه.